الملء المسبق لفاتورة بالقراءة التلقائية
تقترح القراءة التلقائية (التعرف الضوئي على الحروف) حقول فاتورة المورد انطلاقًا من ملفها بصيغة بي دي إف أو نسختها الممسوحة ضوئيًا أو صورتها. ولا يُحفظ شيء دونك: تتحقق من القيم، ثم تحفظ الفاتورة كالمعتاد.
قبل البدء
- تُطلق القراءة من فاتورة مورد جديدة، بصلاحية الإنشاء والتعديل. انظر إدخال فاتورة مورد.
- يفعّل فريق كابس خدمة القراءة فرعًا فرعًا. وإذا لم تكن مفعّلة، تعرض النافذة « القراءة التلقائية غير مُعدّة »: اطلب تفعيلها، وأدخل الفاتورة يدويًا في الأثناء.
- الملفات المقبولة: PDF أو PNG أو JPEG، بحجم 10 ميغابايت على الأكثر.
قراءة فاتورة
في نافذة فاتورة جديدة، انقر على قراءة الوثيقة. ويمكنك أيضًا إيداع الملف مباشرة في منطقة استيراد فاتورة مورد: فتُفتح القراءة فورًا.
في نافذة قراءة الوثيقة (التعرف الضوئي على الحروف)، أودع الفاتورة أو انقر لاختيارها، ثم انقر على قراءة الفاتورة. تظهر الرسالة « القراءة جارية… قد يستغرق ذلك بضع ثوانٍ. ».
في النهاية (اكتملت القراءة)، تعرض كابس نسبة ثقة إجمالية، ولكل حقل مقروء (رقم الفاتورة، تاريخ الفاتورة، تاريخ الاستحقاق، المعرّف الموحد للمقاولة، التعريف الضريبي، العملة، المجاميع دون احتساب الضريبة والضريبة وشامل الضريبة) علامة مؤكد أو للتحقق أو مشكوك فيه. وراجع بالأولوية الحقول الملونة بالبرتقالي أو الأحمر.
تحقّق من المورد. إذا تعرّفت عليه كابس، يظهر اسمه مع تغيير. وإلا فاختره من القائمة (« لم يُتعرَّف على المورد: اختره »).
إذا قُرئت أسطر مقترحة وكانت مجاميع الوثيقة غير متسقة، قد تقترح كابس الضريبة المحسوبة من الأسطر: انقر على تطبيق لاعتماد هذه المجاميع.
انقر على استعمال هذه القيم. تُنقل الحقول المقروءة إلى الفاتورة، ويصبح الملف مرفقها. ويتيح ملف آخر البدء من جديد بوثيقة أخرى.
أعد قراءة الإدخال، وأكمل ما ينقص، ثم انقر على حفظ الفاتورة.
لا تُعدَّل إلا الحقول التي قُرئت فعلًا. وإذا لم يُقرأ إلا المبلغ شامل الضريبة، تعيد كابس حساب المبلغ دون احتساب الضريبة والضريبة بالنسبة المختارة في الإدخال. ويمكن الاحتفاظ بالأسطر المقروءة بواسطة حفظ الأسطر المقروءة مع الفاتورة؛ وإذا لم يطابق مجموعها المبلغ شامل الضريبة المدخل، فلا تُحفظ.
نقاط تنبّه إليها كابس:
- نسخة مكررة محتملة: توجد بالفعل فاتورة بهذا الرقم لهذا المورد. لا تحفظ الفاتورة مرة ثانية.
- « يبدو أن الوثيقة صادرة عن مورد آخر: … »: تحتفظ كابس بالمورد المختار للإدخال. تحقّق من أنك في البطاقة الصحيحة.
- « خادم القراءة لا يستجيب حاليًا: قد تفشل القراءة. »: أعد المحاولة لاحقًا أو أدخل الفاتورة يدويًا.
- ملف مرفوض: « صيغة غير مدعومة: PDF أو PNG أو JPEG. »، أو « الملف فارغ. »، أو ملف كبير الحجم جدًا.
لا تعوّض القراءة مراقبتك: فالرقم والتاريخ والمبالغ المحفوظة هي تلك الواردة في الإدخال لحظة نقرك على حفظ الفاتورة. وتنطبق القواعد المعتادة (تاريخ غير مستقبلي، والمبلغ شامل الضريبة يساوي المبلغ دون احتساب الضريبة + الضريبة، ورقم فريد).