المصادقة على فاتورة أو عرض سعر

تحوّل المصادقة المسودة إلى مستند رسمي: تمنحه كابس رقمه النهائي وتؤرشفه. وبعد المصادقة عليه، لا يمكن تعديل المستند.

الخطوات

1. افتح المسودة من سجل المبيعات (إجراء تعديل في السطر).

2. تحقّق من العميل والتاريخ والأسطر والمجاميع في المعاينة.

3. إذا كانت الشارة إرسال تلقائي معروضة، فاختر ما إذا كان يجب إرسال المستند إلى العميل عبر البريد الإلكتروني فور المصادقة: انقر عليها للانتقال إلى إرسال ملغى، أو انقر من جديد لإعادة تفعيل الإرسال.

4. انقر على المصادقة على المستند *.

5. في النافذة « المصادقة على هذا المستند؟ » (أو « المصادقة على هذا المستند وإرساله؟ » مع المستلم إذا كان الإرسال التلقائي مفعّلًا)، انقر على مصادقة أو المصادقة والإرسال.

6. تؤكد رسالة العملية، مثلًا « تمت المصادقة على الفاتورة … وأرشفتها. ». ويُعرض المستند حينئذٍ في وضع الاطلاع.

بعد المصادقة

• يحلّ الرقم النهائي محل المرجع المؤقت، وتنتقل الحالة إلى مصادق عليها (فاتورة، طلبية) أو مصادق عليه (عرض سعر، إشعار دائن).
• لا يحمل ملف بي دي إف بعد ذلك عبارة « مسودة ».
• في أسفل الشاشة، تصبح الأزرار إرسال بريد إلكتروني إلى العميل ولوحة المستند.
• يمكن أن تتلقى الفاتورة المصادق عليها تسديدًا: انظر تحصيل دفعة من عميل.

عمليات التحقق قبل المصادقة

تتحقق كابس من المستند قبل المصادقة عليه. وتظهر الأخطاء تحت الاستمارة وفي رسالة؛ صحّحها ثم صادق من جديد. وأكثر عمليات التحقق شيوعًا:

قواعد التاريخ

• تؤرَّخ الفاتورة أو الإشعار الدائن بيوم إصداره: يُرفض كل تاريخ لاحق لليوم.
• لا يمكن تأريخ فاتورة أو إشعار دائن قبل آخر مستند مصادق عليه من النوع نفسه: يجب أن يبقى الترقيم متسلسلًا زمنيًا.
• تُرفض الفاتورة أو الإشعار الدائن المؤرخ في فترة مقفلة أو خارج سنة مالية مفتوحة.
• يمكن تأريخ عرض السعر أو الطلبية أو سند التسليم إلى غاية 30 يومًا بعد اليوم.
• التاريخ السابق لليوم ليس مانعًا: تعرض كابس تنبيهًا فقط.

تتوقف صيغة الرقم النهائي على إعداد فرعك: انظر ترقيم المستندات.