تحصيل دفعة من عميل
عملية التحصيل دفعة مستلمة من العميل، تُدخل مرة واحدة ثم توزَّع على فواتيره المفتوحة. وما لم يوزَّع يصبح رصيدًا دائنًا للعميل.
أين يتم التحصيل
- في سجل العميل: تحصيل جديد أو تحصيل.
- في حساب العميل: تحصيل جديد، أو أيقونة تحصيل دفعة لهذه الفاتورة على فاتورة مفتوحة. وتكون الفاتورة حينئذٍ محددة تلقائيًا.
يلزم امتلاك صلاحية تسجيل تحصيل. ودون هذه الصلاحية، ترفض كابس الحفظ.
تسجيل عملية التحصيل
أدخل المبلغ المستلم. وعند الانطلاق من فاتورة، يكون مملوءًا مسبقًا بالباقي المستحق.
تحقّق من تاريخ الاستلام (اليوم افتراضيًا).
اختر طريقة الدفع: نقدًا أو تحويل أو بطاقة أو شيك أو كمبيالة. تُقترح الطريقة المستعملة في المرة الأخيرة مع هذا العميل، مع الإشارة « آخر طريقة مستعملة ».
أكمل حقول الطريقة:
الطريقة الحقول نقدًا لا شيء تحويل مرجع التحويل (اختياري)، البنك بطاقة مرجع المعاملة (اختياري) شيك رقم الشيك (إلزامي)، البنك، تاريخ الاستحقاق كمبيالة رقم الكمبيالة (إلزامي)، البنك، تاريخ الاستحقاق في التخصيص، حدّد الفواتير المسددة واضبط مبلغ كل منها، أو انقر على التوزيع تلقائيًا: تسدد كابس من أقدم تاريخ استحقاق إلى أحدثه. ويزيل مسح التوزيع.
تحقّق من الملخص المستلم والمخصص ورصيد دائن للعميل، ثم انقر على تحصيل.
يبقى المبلغ غير الموزع تحصيلًا غير مخصص، أي رصيدًا دائنًا للعميل. يمكنك تخصيصه لاحقًا (أيقونة تخصيص تحصيل في حساب العميل، أو تخصيص في السجل) أو ردّه إليه.
ما ترفضه كابس أو تنبّه إليه
- شيك أو كمبيالة دون رقم، أو تاريخ استحقاق سابق لتاريخ الاستلام.
- مبلغ مخصص لفاتورة يفوق الباقي المستحق منها، أو توزيع يفوق المبلغ المستلم.
- تاريخ استلام في المستقبل (إلا إذا كان فرعك يسمح بعمليات التحصيل المؤرخة في المستقبل)، أو خارج السنة المالية المفتوحة، أو في سنة مالية مغلقة أو فترة مقفلة.
- دفع نقدي يتجاوز سقف الفرع: « رُفض الدفع نقدًا: … يتجاوز سقف الأداء نقدًا للفرع ». استعمل طريقة أخرى (شيك، تحويل، بطاقة). وافتراضيًا، لا يوجد سقف، ووحدهم المالك والمسؤولون يمكنهم تحديده.
- تاريخ قديم (أكثر من 30 يومًا افتراضيًا): أدخل سبب الإدخال بأثر رجعي، 5 أحرف على الأقل.
- إذا كانت شركتك تراقب مجموع المبالغ النقدية لكل عميل، فقد تطلب كابس سبب التجاوز أو ترفض العملية، حسب الإعداد المختار.
- العملية نفسها مُدخلة مرتين في أقل من دقيقتين: تنبّهك كابس. تحقّق من القائمة، ثم انقر على الحفظ رغم ذلك فقط إذا تعلق الأمر فعلًا بدفعة ثانية.
- فاتورة مؤرخة بعد الدفع: مجرد تنبيه، ويتم التخصيص.
استعمال رصيد دائن موجود
إذا كان للعميل رصيد دائن سابق، يشير إليه الشريط رصيد دائن متاح للعميل. ومن فاتورة، يسدد الزر استعمال الرصيد الدائن الفاتورة دون تحصيل جديد. وفي حساب العميل، استعمل تخصيص أو إسناد في الأرصدة الدائنة المتاحة، أو تخصيص الكل.
تسوية باقٍ صغير
إذا بقي على فاتورة باقٍ لن يُدفع، فانقر على أيقونة تسوية الباقي: فارق أو خصم أو خسارة في الفواتير المفتوحة. اختر فارق التسديد أو خصم ممنوح أو التسجيل كخسارة، وأدخل المبلغ والسبب (إلزامي)، ثم انقر على تسوية. ولا يمكن أن يتجاوز المبلغ الباقي المستحق.