تخصيص الرسالة الإلكترونية المرسلة مع مستنداتك
يملأ نموذج البريد الإلكتروني اليدوي مسبقًا نافذة إرسال مستنداتك: الموضوع والنسخة والرسالة. وتحرّره مرة واحدة؛ وتستبدل كابس المتغيرات بمعلومات المستند لحظة الإرسال.
فتح النموذج
في القائمة الجانبية، انقر على تفضيلات النشاط، ثم على تبويب الرسائل الإلكترونية والإرسالات.
في قنوات الإرسال، اختر البريد الإلكتروني اليدوي.
انقر على تعديل النموذج. يظهر الشريط تعديل جارٍ في أسفل الشاشة.
تحرير الموضوع والنسخة والرسالة
- موضوع الرسالة: إلزامي. وهو افتراضيًا « فاتورة رقم [NUMERO_DOCUMENT] ».
- نسخة مطابقة: عنوان أو عدة عناوين ستتلقى نسخة، مثل محاسبك. افصل بين العناوين بفواصل.
- الرسالة: حرّرها في المحرّر، بالتنسيق الذي تختاره.
لإدراج معلومة من المستند، انقر على نسخ بجانب المتغير، ثم ألصقه في الموضوع أو النص:
| المتغير | يُستبدل بـ |
|---|---|
[NOM_CLIENT] | اسم العميل |
[NUMERO_DOCUMENT] | رقم المستند |
[MONTANT] | مبلغ المستند، مع عملته |
[DATE_CREATION] | تاريخ المستند |
[DATE_ECHEANCE] | تاريخ الاستحقاق |
اكتب المتغيرات تمامًا كما وردت أعلاه، بما في ذلك المعقوفان والأحرف الكبيرة: وإلا فإنها تبقى على حالها في الرسالة الإلكترونية. وتعرض لوحة معاينة العميل الشكل النهائي بقيم على سبيل المثال، على الحاسوب أو الهاتف المحمول.
التوقيع وقسم جهة الاتصال
لا يوجد حقل « توقيع » مستقل: فعبارة المجاملة وبياناتك جزء من الرسالة. وينتهي النموذج الافتراضي بقسم « هل لديك سؤال بخصوص هذا المستند؟ » يعرض رقمًا على سبيل المثال، 01 02 03 04 05.
استبدل هذا الرقم المثال برقمك قبل الإرسال الأول: وإلا فسيتلقاه عملاؤك كما هو.
المرفقات
- الفاتورة بصيغة بي دي إف مرفقة: يُرفق ملف بي دي إف الخاص بالمستند دائمًا، دون أي إجراء.
- إرفاق مستند (الشروط العامة للبيع، إلخ.): فعّل الخيار، ثم انقر على رفع لاختيار ملف بي دي إف (شروطك العامة للبيع، مثلًا). وسيُضاف إلى مرفقات نافذة الإرسال.
إذا فُعّل الخيار دون اختيار ملف، فإنه يُعطَّل عند الحفظ.
الحفظ
انقر على حفظ التعديلات. تؤكد الرسالة تم حفظ المعلمات بنجاح الحفظ.
أرسل لنفسك تجربة بواسطة اختبار الإرسال (انظر اختبار إعداد الرسائل الإلكترونية).
يمنع الموضوع الفارغ الحفظ: يرجى التحقق من الحقول الإلزامية. وللانطلاق من جديد من النموذج الأصلي، انقر على استعادة القيم الافتراضية (أُعيد تعيين التعديلات إلى القيم الافتراضية.)، ثم احفظ.
إذا كان الإرسال التلقائي متزامنًا مع البريد اليدوي، فإنه يأخذ هذا النموذج الجديد أيضًا: انظر الإرسال التلقائي للمستندات المصادق عليها. ولإرسال مستند، انظر معاينة مستند وطباعته وإرساله: إذ يظل بإمكانك تعديل الرسالة والعناوين قبل كل إرسال.