الإرسال التلقائي للمستندات المصادق عليها
مع البريد الإلكتروني التلقائي، ترسل كابس المستند إلى العميل فور المصادقة عليه، إلى عنوان البريد الإلكتروني المسجّل في بطاقته، مع ملف بي دي إف مرفقًا. وينطبق ذلك على الفواتير وعروض الأسعار والطلبيات والإشعارات الدائنة وسندات التسليم.
تفعيل الإرسال التلقائي أو تعطيله
افتح تفضيلات النشاط، تبويب الرسائل الإلكترونية والإرسالات، ثم اختر البريد التلقائي في قنوات الإرسال.
انظر إلى شارة بطاقة البريد الإلكتروني التلقائي: نشط أو معطّل.
انقر على تفعيل الإرسال التلقائي أو على تعطيل. تؤكد الرسالة تمت إعادة تفعيل الإرسال أو تم تعليق الإرسال التغيير.
عند التعطيل، تعرض كابس: « لن تُرسَل مستنداتك المصادق عليها إلى عملائك عبر البريد الإلكتروني بصفة تلقائية. » وليس هذا الضبط إلا الاختيار المقترح افتراضيًا في كل مستند جديد.
الاختيار في كل مستند
في المسودة، تأخذ الشارة إرسال تلقائي ضبط الفرع. انقر عليها لنقل هذا المستند إلى إرسال ملغى، أو العكس: يُحفظ الاختيار في المستند وهو المعتمد عند المصادقة، حتى لو تغيّر ضبط الفرع في الأثناء. انظر المصادقة على فاتورة أو عرض سعر.
إذا لم يكن في بطاقة العميل عنوان بريد إلكتروني صالح، تعرض الشارة إرسال تلقائي: دون بريد إلكتروني ولا تُجرى أي محاولة إرسال. ومع ذلك تتم المصادقة على المستند؛ أضف العنوان في بطاقة العميل، ثم أرسل المستند منه.
اختيار نموذج الرسالة الإلكترونية
- متزامن مع البريد اليدوي: الموضوع والنسخة والمحتوى هي نفسها الخاصة بـالبريد الإلكتروني اليدوي. نموذج واحد يجب تحديثه؛ انقر على التعديل في الإرسال اليدوي لتغييره.
- بريد مخصص: للإرسال التلقائي موضوع الرسالة الخاص به، ونسخة مطابقة خاصة به، ومحتواه الخاص، مع المتغيرات نفسها المتاحة في البريد اليدوي.
انقر على تعديل النموذج.
انقر على تخصيص للحصول على نموذج خاص، أو على المزامنة مع البريد اليدوي للعودة إلى النموذج المشترك.
في الوضع المخصص، حرّر الموضوع والعناوين التي تُرسَل إليها نسخة (مفصولة بفواصل) والرسالة. انظر تخصيص الرسالة الإلكترونية المرسلة مع مستنداتك للاطلاع على المتغيرات وقسم جهة الاتصال.
في المرفقات، تُرفق دائمًا الفاتورة بصيغة بي دي إف مرفقة؛ فعّل إرفاق مستند (الشروط العامة للبيع، إلخ.) وانقر على رفع لإضافة ملف بي دي إف.
انقر على حفظ التعديلات (تم حفظ المعلمات!).
يرسل اختبار الإرسال النموذج مع بيانات وهمية إلى عنوان البريد الإلكتروني المشترك للاستلام (تبويب التقارير). ويعيد استعادة القيم الافتراضية تحميل النموذج الأصلي: احفظ بعد ذلك لتطبيقه.
ما يحدث عند المصادقة
| الرسالة عند المصادقة | ما العمل |
|---|---|
| « … وأُرسل البريد التلقائي. » | لا شيء: يبيّن سجل المستند « أُرسل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى عنوان العميل. » |
| « … (لا يوجد بريد إلكتروني للعميل: لم يتم الإرسال). » | أضف عنوان العميل، ثم أرسل المستند يدويًا. |
| « … لم يُرسَل البريد الإلكتروني التلقائي (…): أعد إرساله من المستند. » | تمت المصادقة على المستند، لكن الرسالة لم تنطلق. صحّح السبب، ثم أعد إرسالها (انظر ماذا تفعل إذا لم تصل رسالة إلكترونية). |
في حالة الفشل، تنبّه كابس الفرع أيضًا برسالة « فشل إرسال البريد الإلكتروني » تُرسَل إلى عنوان البريد الإلكتروني المشترك للاستلام.