ترقيم المستندات
لكل نوع من المستندات سلسلة أرقام خاصة به. تضبط البادئة والصيغة في إعداد الشركة، تبويب المعلمات، والرقم الأول بواسطة مساعد الترقيم. ويُمنح الرقم النهائي عند المصادقة على المستند.
اختيار البادئة والصيغة
افتح إعداد الشركة، تبويب المعلمات، ثم انتقل إلى وضع التعديل.
في تسمية المستندات، أدخل البادئة لكل نوع (فاتورة، عرض سعر، طلبية، سند تسليم، إشعار دائن، وصل، ملف).
اختر الصيغة: نمط زمني (مثلًا FAC-202501-001)، أو نمط سنوي مبسّط (مثلًا FAC-2025-0001)، أو مخصص. يتحدّث الرقم التالي أثناء التعديل.
انقر على حفظ.
مع صيغة تتضمن السنة (سنوية، أو زمنية، أو نموذج مخصص يتضمن السنة)، تعود السلسلة إلى 1 مع بداية كل سنة جديدة.
البادئة إلزامية ومحدودة في 20 حرفًا: حروف لاتينية دون علامات، وأرقام، و« - » و« _ » فقط. إذا تُركت فارغة، تستعمل كابس بادئة افتراضية (FAC، DEVIS، CMD، BL، AV، RECU، DOS) وتشير إلى ذلك: البادئة المستعملة مؤقتًا:.
النموذج المخصص
كوّن النموذج (النمط) بواسطة الأزرار: {PREFIX} (البادئة)، {YYYY} أو {YY} (السنة)، {MM} (الشهر)، {DD} (اليوم)، {AGENCY_CODE} (رمز الفرع)، {SEQ:4} أو {SEQ:6} (عدّاد من 4 أو 6 أرقام). تعرض معاينة: النتيجة، وتعيد الأيقونة إعادة التعيين إلى النموذج الافتراضي النموذج {PREFIX}-{YYYY}{MM}-{SEQ:4}.
يُرفض النموذج الذي لا يتضمن عدّادًا، لأن الأرقام لن تبقى فريدة: يجب أن يحتوي النموذج المخصص «فاتورة» على رمز تسلسل (مثال: {SEQ:4}). ويجب أن يتكون العدّاد من رقم واحد إلى 10 أرقام.
متابعة الأرقام التالية
يسرد قسم الترقيم — الأرقام التالية الفاتورة والإشعار الدائن وعرض السعر والطلبية مع البادئة والرقم التالي كاملًا والحالة: قابل للتعديل (التهيئة)، أو مقفل منذ (الفواتير والإشعارات الدائنة)، أو قابل للتعديل مع التدقيق (عروض الأسعار والطلبيات). ويتتبّع الزر سجل التغييرات كل تعديل.
تحديد الرقم الأول بواسطة المساعد
انقر على مساعد الترقيم (يُقترح تلقائيًا مرة واحدة على المسؤولين).
نقطة الانطلاق: لكل نوع، اختر أستأنف من برنامج سابق وأدخل آخر رقم مستعمل (مثلًا FAC-2027-05420: ستواصل كابس من 5421)، أو أبدأ ترقيمًا جديدًا وأدخل أول رقم في كابس.
المعاينة والتحقق: تحقّق من الأرقام وصحّح الأخطاء المُشار إليها.
الملخص والتأكيد: حدّد خانة التحقق، واكتب تأكيد، ثم انقر على حفظ الترقيم.
بعد المصادقة على أول فاتورة
بمجرد المصادقة على أول فاتورة، تُقفل سلسلة الفواتير: لا يمكن بعد ذلك تعديل بادئتها ولا صيغتها ولا رقمها التالي. والأمر نفسه بالنسبة للإشعارات الدائنة بمجرد المصادقة على أول إشعار دائن. ولا يمكن تصحيحها بعد ذلك إلا لمستخدم منحه المالك صلاحية استرجاع السجل (الترقيم)، بواسطة الزر استرجاع السجل: مع سبب إلزامي (من 10 إلى 500 حرف)، وتأكيد بكتابة تأكيد، وأثر في سجل التدقيق.
لا تُقفل عروض الأسعار والطلبيات: بعد استعمال السلسلة، يبقى تعديل ممكنًا، مع إلزامية إدخال السبب. ولا يظهر الزران تعديل واسترجاع السجل إلا في وضع التعديل.
رسائل الرفض
- لا يمكن أن يكون الرقم التالي أقل من…: سبق منح رقم أعلى؛ ولا تعود كابس إلى الوراء أبدًا.
- … لا يتسع له عرض العدّاد …: وسّع العدّاد {SEQ:n} في النموذج.
- السنة …: لا يمكن التحضير إلا للسنة الجارية والسنة الموالية.
- آخر رقم من البرنامج السابق غير مقروء: يجب أن ينتهي بعدد (مثلًا FAC-2027-05420).