Préremplir une facture avec la lecture automatique
La lecture automatique (OCR) propose les champs d'une facture fournisseur à partir de son PDF, de son scan ou de sa photo. Rien n'est enregistré sans vous : vous vérifiez les valeurs, puis vous enregistrez la facture comme d'habitude.
Avant de commencer
- La lecture se lance depuis une nouvelle facture fournisseur, avec le droit Créer et modifier. Voir Saisir une facture fournisseur.
- Le service de lecture est activé agence par agence par l'équipe CAPPS. S'il ne l'est pas, la fenêtre affiche « La lecture automatique n'est pas configurée » : demandez son activation, et saisissez la facture à la main en attendant.
- Fichiers acceptés : PDF, PNG ou JPEG, 10 Mo au plus.
Lire une facture
Dans la fenêtre Nouvelle Facture, cliquez sur Lire la pièce. Vous pouvez aussi déposer directement le fichier dans la zone Importer une facture fournisseur : la lecture s'ouvre aussitôt.
Dans la fenêtre Lire la pièce (OCR), déposez la facture ou cliquez pour la choisir, puis cliquez sur Lire la facture. Le message « Lecture en cours… cela peut prendre quelques secondes. » s'affiche.
À la fin (Lecture terminée), CAPPS affiche un taux de confiance global et, pour chaque champ lu (n° de facture, date de facture, échéance, ICE, identifiant fiscal, devise, totaux HT, TVA et TTC), un repère sûr, à vérifier ou douteux. Contrôlez en priorité les champs en orange ou en rouge.
Vérifiez le Fournisseur. S'il est reconnu, son nom s'affiche avec Changer. Sinon, choisissez-le dans la liste (« Fournisseur non reconnu : choisissez-le »).
Si des Lignes proposées sont lues et que les totaux de la pièce sont incohérents, CAPPS peut proposer la TVA calculée des lignes : cliquez sur Appliquer pour reprendre ces totaux.
Cliquez sur Utiliser ces valeurs. Les champs lus sont repris dans la facture, et le fichier devient sa pièce jointe. Autre fichier permet de recommencer avec une autre pièce.
Relisez la saisie, complétez ce qui manque, puis cliquez sur Enregistrer la facture.
Seuls les champs effectivement lus sont modifiés. Si seul le TTC a été lu, CAPPS recalcule le HT et la TVA avec le taux choisi dans la saisie. Les lignes lues peuvent être gardées avec Enregistrer les lignes lues avec la facture ; si leur total ne correspond pas au montant TTC saisi, elles ne sont pas enregistrées.
Points de vigilance signalés par CAPPS :
- Doublon possible : une facture avec ce numéro existe déjà pour ce fournisseur. N'enregistrez pas la facture une seconde fois.
- « La pièce semble émise par un autre fournisseur : … » : CAPPS garde le fournisseur choisi pour la saisie. Vérifiez que vous êtes sur la bonne fiche.
- « Le serveur de lecture ne répond pas pour le moment : la lecture peut échouer. » : réessayez plus tard ou saisissez la facture à la main.
- Fichier refusé : « Format non supporté : PDF, PNG ou JPEG. », « Le fichier est vide. » ou fichier trop volumineux.
La lecture ne remplace pas votre contrôle : le numéro, la date et les montants enregistrés sont ceux qui figurent dans la saisie au moment où vous cliquez sur Enregistrer la facture. Les règles habituelles s'appliquent (date non future, TTC égal au HT + TVA, numéro unique).