Valider une facture ou un devis
La validation transforme un brouillon en document officiel : CAPPS lui attribue son numéro définitif et l'archive. Une fois validé, le document ne peut plus être modifié.
Étapes
Ouvrez le brouillon depuis le Registre des Ventes (action Modifier de la ligne).
Vérifiez le client, la date, les lignes et les totaux dans l'aperçu.
Si la pastille ENVOI AUTO est affichée, choisissez si le document doit partir par e-mail au client dès la validation : cliquez dessus pour passer à ENVOI ANNULÉ, ou cliquez de nouveau pour réactiver l'envoi.
Cliquez sur Valider le document *.
Dans la fenêtre « Valider ce document ? » (ou « Valider et envoyer ce document ? » avec le Destinataire si l'envoi automatique est actif), cliquez sur Valider ou Valider et envoyer.
Un message confirme l'opération, par exemple « Facture … validée et archivée. ». Le document s'affiche alors en consultation.
Après la validation
- Le numéro définitif remplace la référence provisoire et le statut passe à Validée (facture, commande) ou Validé (devis, avoir).
- Le PDF ne porte plus la mention « BROUILLON ».
- En bas de l'écran, les boutons deviennent Envoyer email au client et Board document.
- Une facture validée peut recevoir un règlement : voir Encaisser un paiement client.
Contrôles faits avant la validation
CAPPS vérifie le document avant de le valider. Les erreurs s'affichent sous le formulaire et dans un message ; corrigez-les puis validez de nouveau. Les contrôles les plus fréquents :
| Situation | Ce que CAPPS indique |
|---|---|
| Aucune ligne saisie | « Ajoutez au moins une ligne avant de valider. » |
| Informations client incomplètes | « Champs client requis : … » avec la liste des champs |
| Client désactivé | Validation refusée : réactivez le client depuis sa fiche ou choisissez un autre client |
| Net à payer nul ou négatif (facture, devis, commande) | Valider le document * reste grisé ; la raison s'affiche au survol |
| Avoir sans motif | « Choisissez le motif de l'avoir avant de le valider. » |
| Autre erreur de saisie | « Le document contient des erreurs : corrigez-les avant de valider. » |
Règles de date
- Une facture ou un avoir se date au jour de son émission : une date postérieure à aujourd'hui est refusée.
- Une facture ou un avoir ne peut pas être daté avant le dernier document validé du même type : la numérotation doit rester chronologique.
- Une facture ou un avoir daté dans une période verrouillée ou hors d'un exercice ouvert est refusé.
- Un devis, une commande ou un bon de livraison peut être daté jusqu'à 30 jours après aujourd'hui.
- Une date antérieure à aujourd'hui n'est pas bloquante : CAPPS affiche seulement un avertissement.
Pour une facture ou un avoir adressé à un client professionnel au Maroc, l'ICE du client doit être renseigné et au bon format. Si votre société l'exige, l'IF et le RC sont aussi contrôlés. Complétez la fiche client puis validez de nouveau.
Un document validé ne peut plus être modifié ni supprimé. Pour corriger une facture validée, émettez un avoir : voir Corriger une facture validée par un avoir.
La pastille ENVOI AUTO : SANS E-MAIL signifie que le client n'a pas d'adresse e-mail : ajoutez-la sur la fiche client pour permettre l'envoi automatique.
Le format du numéro définitif dépend du paramétrage de votre agence : voir Numéroter ses documents.