Clôturer ou réouvrir un dossier
Quand l'affaire est terminée, clôturez son dossier : il passe au statut Clos et n'accepte plus de nouveaux documents. Vous pouvez le réouvrir à tout moment.
Quand clôturer
Un dossier est prêt à clôturer quand plus aucun document n'est en cours : par exemple, toutes les factures sont soldées et il ne reste aucun brouillon. La carte d'état affiche alors l'alerte Prêt à clôturer et un bouton Clôturer.
Clôturer un dossier
Ouvrez le dossier, onglet Tableau de bord.
Cliquez sur Clôturer dans la carte d'état. Vous pouvez aussi ouvrir le menu ⋯ de la carte Actions et choisir Cloturer le Dossier.
Dans la fenêtre Confirmer clôture, cliquez sur Clôturer.
Le message « Le dossier a été clôturé avec succès » s'affiche. Le bandeau indique Clôturé et le statut passe à Clos.
Si le dossier contient encore une facture non soldée ou un brouillon, CAPPS demande une confirmation : « Ce dossier contient … facture(s) non soldée(s) et … brouillon(s). Clôturer quand même ? ». Cliquez sur Clôturer pour le clôturer malgré tout, ou sur Annuler : rien n'est clôturé et le dossier reste ouvert. Pour clôturer un dossier complet, encaissez d'abord les factures restantes et validez ou supprimez les brouillons ; les alertes de la carte d'état vous mènent directement aux documents concernés.
Ce que change la clôture
- Les boutons Règlement, Devis, Commande et Facture sont grisés.
- Le dossier ne peut plus être renommé : réouvrez-le d'abord.
- Le classement (activité, tags) et le commercial ne se modifient plus.
- Le dossier n'est plus proposé quand on attache un document à un dossier.
- La clôture est inscrite dans l'onglet Historique.
Réouvrir un dossier
Ouvrez le dossier clôturé.
Cliquez sur Réouvrir dans la carte d'état, ou choisissez Réouvrir le Dossier dans le menu ⋯ de la carte Actions.
Confirmez avec Réouvrir.
Le message « Le dossier a été réouvert avec succès » s'affiche : vous pouvez de nouveau y ajouter des documents et des règlements.
Clôturer et réouvrir demandent le droit Créer et modifier. En Consultation seule, ces boutons n'apparaissent pas.