Suivre les envois et traiter les échecs
L'onglet ENVOIS de la page Relances Auto réunit le résultat de chaque relance envoyée par e-mail. Il met en tête les échecs à traiter, groupés par cause, avec le bon geste pour chacune.
Vérifier l'état des envois
La bande du haut résume les derniers jours :
- Délivrées : le taux de relances délivrées ;
- Envoyées : le nombre d'envois, avec les échecs et ceux déjà résolus ;
- Payées après relance : les factures réglées après une relance, et leur montant.
Si plusieurs échecs rapprochés viennent du serveur d'envoi, CAPPS signale une Panne du serveur d'envoi avec ses dates.
Choisissez l'affichage : Tout · à traiter en tête, À traiter ou Journal. Le chiffre sur l'onglet ENVOIS compte les échecs à traiter.
Traiter les échecs par cause
| Cause | Ce qui s'est passé | Geste proposé |
|---|---|---|
| Serveur d'envoi | le serveur n'a pas répondu ou a refusé la connexion ; les adresses sont valides | Tout renvoyer |
| Adresse e-mail | aucune adresse sur la fiche client, ou adresse refusée | Corriger l'adresse / Corriger une à une |
| Boîte du client pleine | le message a été refusé | Renvoyer plus tard |
| Modèle de relance | le modèle de ce niveau est vide ; les prochaines relances de ce niveau échoueront aussi | Ouvrir les modèles, puis Renvoyer |
| Réglées depuis | la facture a été réglée depuis l'échec | Classer : plus rien à réclamer |
| Autres erreurs | autre motif, affiché sur la ligne | Renvoyer |
Cliquez sur Voir pour afficher les relances d'un groupe, puis sur Résoudre → pour en traiter une.
Les relances sont renvoyées une à une, 50 au plus à la fois, avec une progression que vous pouvez Arrêter. Si le serveur d'envoi ne répond toujours pas, CAPPS interrompt le renvoi : « Le serveur d'envoi ne répond toujours pas : renvoi interrompu. Réessayez plus tard. »
Corriger une adresse et renvoyer
Cliquez sur Résoudre → (ou Corriger l'adresse). Le panneau de la facture s'ouvre.
Sous Adresse de relance, cliquez sur Modifier si le champ n'est pas déjà ouvert.
Saisissez la Nouvelle adresse : une seule adresse, par exemple compta@client.fr.
Cliquez sur Enregistrer et renvoyer. L'adresse est enregistrée sur la fiche client ; cette relance part aussitôt, puis les autres relances du client en échec repartent.
Le panneau propose aussi Renvoyer maintenant, Classer sans renvoyer et Ouvrir la facture.
Renvoyer maintenant n'est pas proposé si la fiche client n'a pas d'adresse e-mail, ni si la facture est réglée. Ouvrir les modèles demande l'accès au paramétrage des relances (voir Rédiger les modèles de relance).
Lire le fil d'une facture
Le panneau retrace les trois niveaux de la facture : « N1 délivrée », « N2 échec », « en pause », « ignorée », « annulée » ou « en attente ». Une relance en attente indique « prévue le … », ou « partira une fois la précédente délivrée ».
Consulter le journal des envois
Le Journal liste chaque envoi, échecs et renvois compris, regroupé par jour. Filtrez par Tous, Délivrées ou Échecs, par période (30 derniers jours à Tout l'historique), par niveau, ou recherchez un client, une facture ou une adresse. Le statut de chaque ligne :
- Délivrée ; Renvoyée · délivrée : le renvoi a fermé un échec précédent ;
- Échec · à traiter : à résoudre, avec la raison ;
- Échec : déjà résolu par un renvoi, nouvel essai prévu, ou relance annulée ou réglée depuis ;
- Échec · classé : classé sans renvoi.
Cliquez sur Fil pour ouvrir le détail de la facture, ou Afficher plus pour remonter dans le temps.