Rapprocher une opération bancaire

Rapprocher une opération, c’est la lier à l’encaissement client qui lui correspond. Si l’encaissement n’existe pas encore, vous le créez depuis l’opération, sans ressaisie.

Les suggestions

Pour chaque entrée d’argent À rapprocher, CAPPS propose jusqu’à quatre suggestions, dans la devise de l’agence :

• un encaissement déjà saisi, non rapproché, du même montant et à une date proche de l’opération ;
• une facture ouverte dont le numéro est cité dans le libellé, ou dont le reste à régler est égal au montant.

Chaque suggestion affiche un score (vert pour les plus sûres), son numéro, le client et le montant. Survolez-la pour lire la raison, par exemple « Montant identique, 1 jour(s) d’écart, référence citée ».

Étapes : rapprocher depuis une suggestion

1. Ouvrez le menu Opérations comptables, onglet Rapprochement bancaire.

2. Sur la ligne, cliquez sur la suggestion qui correspond.

3. Pour un encaissement, l’opération passe aussitôt au statut Rapprochée.

4. Pour une facture, un panneau de création s’ouvre avec le client et la facture déjà choisis : vérifiez le mode de paiement puis cliquez sur Créer l’encaissement.

Étapes : créer l’encaissement depuis l’opération

1. Sur une entrée d’argent À rapprocher, cliquez sur Encaisser.

2. Recherchez le client (nom ou n° de compte, 2 caractères au moins). CAPPS propose d’emblée le nom lu dans le libellé. Chaque résultat indique le nombre de factures ouvertes et le reste dû. Cliquez sur Changer pour choisir un autre client.

3. Vérifiez le mode : Virement, Chèque, Carte bancaire, Effet de commerce ou Espèces. Il est déduit du libellé (« REMISE CHEQUE », « LCN », « CB »…), sinon virement.

4. Laissez cochée Répartir sur les factures les plus anciennes pour que le paiement règle d’abord les factures les plus anciennes du client.

5. Cliquez sur Créer l’encaissement (le bouton rappelle le montant).

L’encaissement reprend le montant et la date de l’opération, sa référence (ou à défaut son libellé) et la banque du relevé. L’opération passe au statut Encaissement créé. Pour la saisie d’un encaissement depuis le compte client, voir Encaisser un paiement client.

Rapprochement automatique

Le bouton Rapprochement automatique rapproche les opérations dont l’encaissement correspondant est certain (score ≥ 90, sans ambiguïté). Il ne crée jamais d’encaissement et ne traite que les encaissements déjà saisis. Si un relevé est choisi dans la liste des relevés, seul ce relevé est traité. Le même rapprochement est lancé à chaque import.

S’il ne trouve rien : « Aucune correspondance certaine : utilisez les suggestions ligne par ligne. »

Ce que CAPPS refuse