Corriger une facture validée par un avoir
Une facture validée garde son numéro et son contenu pour respecter la numérotation continue. Pour la corriger, CAPPS émet un avoir : partiel pour rectifier certaines lignes, ou total pour annuler la facture.
Quelle méthode choisir ?
| Besoin | Méthode | Droit |
|---|---|---|
| Rectifier une partie de la facture (quantité, ligne, prix) | Transformer puis Créer un avoir depuis le tableau de bord de la facture | Créer et modifier |
| Annuler toute la facture | Annuler par avoir depuis le Registre des Ventes | Annuler par avoir |
Créer un avoir sur une facture
Ouvrez le Tableau de bord de la facture validée depuis le Registre des Ventes.
Dans Actions rapides, cliquez sur Transformer, puis sur Créer un avoir.
Dans la colonne À reprendre, indiquez les quantités à créditer pour chaque ligne. Les colonnes Total, Déjà crédité et Reste vous guident.
Vérifiez les montants affichés : Montant de l'avoir, Reste créditable et Facture.
Dans le bloc Motif, choisissez le Motif de l'avoir. Ajoutez un Commentaire si besoin ; il est obligatoire pour le motif « Autre ».
Cliquez sur Créer. L'avoir s'ouvre en brouillon dans l'éditeur.
Vérifiez l'avoir, puis cliquez sur Valider le document * pour lui attribuer son numéro définitif (voir Valider une facture ou un devis).
Le motif est imprimé sur l'avoir et repris dans les rapports « Avoirs émis et motifs » et dans le journal des ventes.
Annuler entièrement une facture par avoir
Dans le Registre des Ventes, ouvrez le menu Plus d'actions (⋮) de la ligne de la facture validée.
Cliquez sur Annuler par avoir.
Lisez le résumé : montant de la facture, montant de l'Avoir d'annulation et résultat (facture soldée, crédit éventuel au compte du client).
Choisissez un motif proposé (par exemple « Erreur de client » ou « Doublon de facture ») ou saisissez-le dans Motif de l'annulation.
Cliquez sur Émettre l'avoir et annuler. La fenêtre confirme « Facture annulée » avec le numéro de l'avoir.
Dans ce cas, l'avoir porte sur tout le reste non encore crédité : il est validé immédiatement et imputé sur la facture.
Si la facture était déjà réglée, le montant non imputé apparaît en crédit au compte du client : vous pouvez le rembourser ou l'imputer. Voir Rembourser un client et Encaisser un paiement client.
Ce que CAPPS refuse
| Message | Que faire |
|---|---|
| « Le motif est obligatoire pour créer l'avoir. » | Choisissez un motif dans la liste. |
| « Précisez le motif : commentaire obligatoire pour « Autre ». » | Saisissez un commentaire. |
| « Choisissez le motif de l'avoir avant de le valider. » | Complétez le bloc Motif de l'avoir, puis validez. |
| « Facture déjà intégralement créditée. » | Il ne reste rien à créditer sur cette facture. |
| Quantité ou montant « supérieur au reste créditable » | Réduisez les quantités : le total des avoirs ne peut pas dépasser la facture. |
| « Avoir en brouillon : validez-le pour l'envoyer. » | Validez l'avoir avant de l'envoyer au client. |
Si la liste des motifs est vide, CAPPS affiche « Aucun motif actif : activez-en un dans Paramétrage d'activité → Documents. ». Demandez à un administrateur d'activer au moins un motif.