Envoyer automatiquement les documents validés
Avec l'Email automatique, CAPPS envoie le document au client dès sa validation, à l'adresse e-mail de sa fiche, avec le PDF en pièce jointe. Il s'applique aux factures, devis, commandes, avoirs et bons de livraison.
Activer ou désactiver l'envoi automatique
Ouvrez Préférences d'activité, onglet EMAILS & ENVOIS, puis choisissez Email auto dans Canaux d'envoi.
Regardez la pastille de la carte Email automatique : Actif ou Désactivé.
Cliquez sur Activer l'envoi automatique ou sur Désactiver. Le message Envoi réactivé ou Envoi suspendu confirme le changement.
Désactivé, CAPPS affiche : « Vos documents validés ne seront pas transmis par email à vos clients de manière automatique. » Ce réglage n'est que le choix proposé par défaut sur chaque nouveau document.
Le choix sur chaque document
Sur un brouillon, la pastille ENVOI AUTO reprend le réglage de l'agence. Cliquez dessus pour passer ce document à ENVOI ANNULÉ, ou l'inverse : le choix est mémorisé sur le document et c'est lui qui compte à la validation, même si le réglage de l'agence change entre-temps. Voir Valider une facture ou un devis.
Sans adresse e-mail valide sur la fiche client, la pastille affiche ENVOI AUTO : SANS E-MAIL et aucun envoi n'est tenté. Le document est tout de même validé ; ajoutez l'adresse sur la fiche client, puis envoyez-le depuis le document.
Choisir le modèle de l'e-mail
- Synchronisé avec l'email manuel : l'objet, la copie et le contenu sont ceux de l'Email manuel. Un seul modèle à tenir à jour ; cliquez sur Modifier dans l'envoi manuel pour le changer.
- Email personnalisé : l'envoi automatique a son propre Objet du mail, sa Copie conforme (CC) et son contenu, avec les mêmes variables que l'e-mail manuel.
Cliquez sur Modifier le modèle.
Cliquez sur Personnaliser pour un modèle propre, ou sur Synchroniser avec l'email manuel pour revenir au modèle commun.
En mode personnalisé, rédigez l'objet, les adresses en copie (séparées par des virgules) et le message. Voir Personnaliser l'e-mail envoyé avec vos documents pour les variables et le bloc de contact.
Dans Pièces jointes, la Facture PDF incluse est toujours jointe ; activez Inclure document (CGV, etc.) et cliquez sur Upload pour ajouter un PDF.
Cliquez sur Enregistrer les modifications (Paramètres enregistrés !).
Tester l'envoi envoie le modèle avec des données fictives à l'Adresse email de réception commune (onglet RAPPORTS). Restaurer défauts recharge le modèle d'origine : enregistrez ensuite pour l'appliquer.
Ce qui se passe à la validation
| Message à la validation | Que faire |
|---|---|
| « … et Email auto envoyé. » | Rien : l'historique du document indique « Email envoyé automatiquement à l'adresse du client. » |
| « … (aucun e-mail client : envoi non effectué). » | Ajoutez l'adresse du client, puis envoyez le document à la main. |
| « … e-mail automatique NON envoyé (…) : renvoyez-le depuis le document. » | Le document est validé, mais l'e-mail n'est pas parti. Corrigez la cause, puis renvoyez-le (voir Que faire si un e-mail n'arrive pas). |
En cas d'échec, CAPPS prévient aussi l'agence par un e-mail « Échec d'envoi email » envoyé à l'Adresse email de réception commune.