Filtrer et exporter le registre des ventes
Le Registre des Ventes liste vos devis, commandes, factures et autres documents. Ses filtres vous aident à retrouver une liste précise, que vous pouvez ensuite exporter dans Excel.
Choisir le type de document
En haut de la liste, la bascule Devis, Facture, Commande, Tous (et Dossier si l'option Dossiers est active) limite la liste à un type de document. Les boutons de création affichés suivent ce choix (voir Créer un devis ou une facture).
Pour un profil comptable, l'écran s'intitule Factures valides et n'affiche pas cette bascule.
Filtrer la liste
Choisissez l'affichage : Mode tableau ou Mode cartes. En mode cartes, cliquez sur Filtres pour afficher les filtres.
Dans l'en-tête d'une colonne, utilisez Filtrer (ou Trier par pour classer la liste).
Réglez le filtre selon la colonne, puis cliquez sur Appliquer. Réinitialiser retire le filtre.
| Colonnes | Filtre proposé |
|---|---|
| Date Création, Date Échéance | Sélectionnez une période, ou un raccourci : Aujourd'hui, 7 derniers jours, Ce mois-ci, 6 derniers mois, Cette année. |
| Montant TTC, Montant couvert, Restant dû (et Montant HT, Montant TVA si affichées) | Filtrer par montant : une Valeur ou une Plage de montants (Min, Max). |
| N° Document | Contient, Commence par, Finit par, Exactement ou Ne contient pas. |
| Client, Tags, Type Document, Gestionnaire | Liste de choix avec Rechercher... et Tous. Les types incluent aussi Avoir et Bon de livraison. |
| Statut | Payée ou Non payée. |
| Validation | Valide ou En préparation. |
| Récurrence | Standard, Modèle récurrence ou Générée automatiquement. |
La colonne Gestionnaire n'apparaît qu'avec le droit Colonne gestionnaire. Si la liste vient de la recherche de l'en-tête, CAPPS l'indique par Recherche : suivi du texte cherché ; cliquez sur Effacer pour revenir à la liste complète.
Exporter la liste dans Excel
Appliquez les filtres voulus : l'export reprend la vue et les filtres actuels.
Ouvrez le menu Plus d'actions (⋮), rubrique Outils, puis cliquez sur Exporter ; la touche E le lance quand le menu est ouvert.
La fenêtre Configurer l'export Excel s'ouvre. Les colonnes visibles à l'écran sont cochées. Cochez ou décochez les colonnes (ou Tout sélectionner), cherchez-en une avec Rechercher une colonne....
Ordonnez les colonnes par glisser-déposer ou avec Monter et Descendre.
Vérifiez que chaque colonne cochée a un Code Excel (par exemple
MONTANT_TTC). CAPPS en propose un d'office ; Auto-codes complète tous les codes manquants.Cliquez sur Exporter (le nombre de colonnes est indiqué). CAPPS affiche Préparation du fichier Excel en cours..., puis le nombre de documents exportés avec succès !
Le bouton d'export reste inactif si une colonne cochée n'a pas de code (Certaines colonnes sélectionnées n'ont pas de code défini.) ou si deux colonnes ont le même code (Des codes sont dupliqués entre plusieurs colonnes.). Si le fichier n'arrive pas, CAPPS affiche Aucune donnée retournée par le serveur. ou Erreur lors de l'exportation. : vérifiez vos filtres, puis réessayez.
Le bouton Exporter demande le droit Export Excel des documents. Le menu n'affiche que les actions autorisées par votre profil.