Paramétrer les délais et les heures des relances
CAPPS relance chaque facture impayée en trois étapes, du rappel courtois à la mise en demeure. Vous choisissez, pour votre agence, combien de jours après l'échéance part chaque relance et à quelle heure.
Accès
Ouvrez Préférences d'activité, puis l'onglet RELANCES. L'onglet apparaît si le module des relances automatiques est actif pour votre compte et si vous avez les droits Paramétrage société / agence et Paramétrage des relances. Sans aucun onglet autorisé, CAPPS affiche « Vous n'avez accès à aucun onglet de ce paramétrage. »
La page Parcours de recouvrement présente les trois étapes :
| Étape | Ton | Délai par défaut |
|---|---|---|
| Relance 1 | Rappel courtois | 10 jours |
| Relance 2 | Relance ferme | 30 jours |
| Mise en demeure | Relance 3 · dernier avertissement | 45 jours |
Le délai se compte en jours après l'échéance de la facture (J+10, J+30…). L'heure par défaut est 08:30 pour les trois étapes.
Régler le délai et l'heure d'une étape
Cliquez sur Modifier la stratégie. La page s'ouvre toujours en lecture seule.
Dans le Parcours, cliquez sur l'étape à régler : Relance 1, Relance 2 ou Mise en demeure.
Dans Paramètres d'envoi, ajustez le Délai avec les boutons moins et plus.
Saisissez l'Heure d'envoi.
Répétez pour les autres étapes, puis cliquez sur Enregistrer. CAPPS confirme : « Paramètres de relance enregistrés ! »
Pour abandonner vos changements, cliquez sur Annuler : les valeurs enregistrées sont rechargées.
Le délai va de 1 à 30 jours pour la relance 1, de 1 à 45 jours pour la relance 2 et de 1 à 60 jours pour la mise en demeure. L'heure est obligatoire : sans elle, CAPPS affiche « Ce champ est obligatoire » et refuse d'enregistrer (« Veuillez vérifier les champs obligatoires. »).
Le parcours affiche l'écart en jours entre deux étapes. Gardez des délais croissants : si une étape n'est pas plus tardive que la précédente, son écart est signalé en alerte.
À quelle heure partent les relances
L'heure saisie est celle du fuseau de l'agence, réglé dans Fuseau horaire (Relances). Voir Paramétrer sa société et son agence.
Lire le résumé de la stratégie
En haut de la page, CAPPS résume votre réglage : nombre d'étapes, durée totale (le délai le plus long), premier rappel (J+ délai de la relance 1). L'indicateur Fermeté note la stratégie sur 5 selon le délai avant la mise en demeure :
- Intensive : 5/5 jusqu'à 20 jours, 4/5 jusqu'à 30 jours ;
- Standard : 3/5 jusqu'à 45 jours ;
- Douce : 2/5 jusqu'à 60 jours, 1/5 au-delà.
Le statut Relances actives ou Relances en pause indique si le module envoie. Les boutons Suspendre et Relancer le système agissent comme la pause du module décrite dans Suivre les relances automatiques.
Les délais de l'agence servent à calculer les dates proposées quand vous planifiez la relance d'une facture. Pour écrire le texte de chaque étape, voir Rédiger les modèles de relance.