Comprendre les statuts des factures fournisseur
Chaque facture fournisseur porte un statut de paiement, calculé par CAPPS à partir de son reste à payer et de son échéance. Si votre agence l'a activée, la validation avant paiement ajoute un second état.
Statuts de paiement
Le statut s'affiche dans la colonne Statut de la liste Factures Fournisseur et en tête de la fenêtre Détails facture.
| Statut | Signification |
|---|---|
| À PAYER | Rien n'a encore été réglé et l'échéance n'est pas dépassée. |
| PARTIELLEMENT PAYÉE | Une partie a été réglée et il reste un montant à payer. Dans Détails facture, le reste est affiché à côté du statut. |
| ÉCHUE | Rien n'a été réglé et l'échéance (à défaut, la date de la facture) est dépassée. |
| PAYÉE | Le reste à payer est nul : la facture est soldée. |
Le statut évolue tout seul : un règlement, un avoir imputé ou une annulation le recalcule.
Filtrer par statut
Sur la page Fournisseurs, choisissez un fournisseur : ses factures s'affichent sous Factures Fournisseur. L'onglet Factures offre la même liste, avec une recherche par n° de facture, fournisseur ou ICE.
Cliquez sur une ou plusieurs puces : À payer, Partiellement payée, Échue, Payée.
Affinez si besoin avec la Date de facture, l'Échéance ou Plus de filtres (montant TTC minimum et maximum). Effacer les filtres remet la liste complète.
Pour les filtres, une facture partiellement payée dont l'échéance est dépassée répond à la fois à Partiellement payée et à Échue. Les totaux sous la liste (Total TTC, Reste à payer, Échues) suivent les filtres choisis.
Facture active ou archivée
La colonne Archive indique Active ou Archivée. Une facture archivée ne se règle plus : désarchivez-la d'abord depuis sa fenêtre (Désarchiver). Elle compte toujours dans le contrôle des doublons.
Validation avant paiement
Quand le circuit de validation est actif, le panneau Validation avant paiement de chaque facture affiche l'un de ces états :
| État | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Validation non requise | Rien : circuit inactif ou montant sous le seuil. La facture peut être payée. |
| À soumettre | Cliquez sur Soumettre à validation. |
| En attente de validation | Un valideur décide du niveau en attente, depuis la page Factures à valider (page Achats) ou depuis le panneau de la facture. |
| Approuvée | La facture peut être payée. |
| Rejetée | Corrigez la facture, puis cliquez sur Soumettre de nouveau. |
Tant qu'une facture soumise au circuit n'est pas approuvée, CAPPS refuse de la régler : elle ne peut pas être cochée dans la fenêtre de règlement. Pour Approuver ou Rejeter, il faut le droit Valider les factures fournisseur ; un rejet exige un commentaire.
Le circuit se règle sur la page Achats, section Paramètres, avec le droit Paramétrer les achats : seuil de validation, un ou deux niveaux et valideurs. La personne qui a saisi une facture ne la valide pas elle-même dès qu'un autre valideur existe.