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Saisir une facture fournisseur

Version 2026.11 Lecture : 5 min Droit requis : Fournisseurs ; Créer et modifier

Une facture fournisseur saisie dans CAPPS alimente le reste à payer du fournisseur, l'échéancier et vos règlements. CAPPS vérifie les montants et refuse les doublons pour qu'une même facture ne soit jamais payée deux fois.

Ouvrir la saisie

  1. Sur la page Fournisseurs, choisissez le fournisseur dans la liste.

  2. Dans l'Aperçu du fournisseur, cliquez sur Nouvelle facture. Vous pouvez aussi passer par le menu ⋮ de la ligne, puis Ajouter facture fournisseur.

La fenêtre Nouvelle Facture rappelle le nom et l'ICE du fournisseur, ainsi que ses Conditions d'achat (échéance, TVA, mode de paiement) appliquées à la saisie.

Il faut le droit Créer et modifier. Un fournisseur archivé ne reçoit plus de nouvelle facture : réactivez-le d'abord.

Saisir la facture

  1. Dans Détails facture, renseignez la Date Facturation et la Date d'échéance.

  2. Saisissez le Numéro Facture tel qu'il est imprimé sur la facture du fournisseur. Il est obligatoire.

  3. Saisissez le Montant HT et choisissez le Taux de TVA : CAPPS calcule le Montant TVA et le Montant TTC. Vous pouvez aussi partir du TTC.

  4. Si la facture porte plusieurs taux, choisissez Autre / plusieurs taux. La zone Ventilation par taux de TVA s'ouvre : saisissez un montant HT par taux avec Ajouter un taux.

  5. Si besoin, précisez la Nature de la facture (Biens, Services ou Immobilisation) et le Mode de paiement prévu. Ce mode sera proposé au moment du règlement.

  6. Dans Classifier (optionnel), choisissez une Activité, une Sous-activité et des étiquettes.

  7. Joignez la facture : glissez le fichier dans la zone Importer une facture fournisseur ou cliquez dessus. Formats acceptés : PDF, PNG ou JPEG, 10 Mo au plus.

  8. Cliquez sur Enregistrer la facture, ou sur Enregistrer et nouvelle pour enchaîner la suivante. Le message « Facture … enregistrée » propose Ouvrir pour la consulter.

Déposer une pièce sur une nouvelle facture lance aussitôt sa lecture automatique, si elle est activée pour votre agence. Voir Préremplir une facture avec la lecture automatique.

CAPPS refuse l'enregistrement dans ces cas :

  • numéro vide : « Le numéro de facture est obligatoire » ; numéro contenant les caractères < > ou " ;
  • « La date de la facture ne peut pas être postérieure à aujourd'hui. » ;
  • « L'échéance ne peut pas précéder la date de la facture. » ;
  • montant TTC nul ou négatif, montants négatifs, HT saisi sans TVA (ou l'inverse), ou « Le TTC doit être égal au HT + TVA (au centime). » ;
  • facture déjà enregistrée pour ce fournisseur avec le même numéro, y compris dans les archives : ouvrez la facture existante.

Échéance au-delà de 120 jours

Si l'échéance est à plus de 120 jours de la date de la facture, CAPPS rappelle que la loi 69-21 limite le délai de paiement à 120 jours. Pour enregistrer, cochez Je confirme ce délai convenu avec le fournisseur. Sans cette case, la facture n'est pas enregistrée.

Après l'enregistrement

Un double-clic sur la facture, dans Factures Fournisseur, ouvre la fenêtre Détails facture. Sa barre Actions propose :

  • Enregistrer un règlement : voir Enregistrer un règlement fournisseur ;
  • Archiver (et Désarchiver) pour retirer la facture des vues courantes ;
  • Télécharger pour récupérer la pièce jointe.

Les onglets Règlements et Lignes donnent le détail des paiements et des lignes de la facture.

Si votre agence a activé la validation avant paiement, le panneau Validation avant paiement indique si la facture doit d'abord être approuvée. Voir Comprendre les statuts des factures fournisseur.