Gérer les utilisateurs et leurs rôles
L'écran Comptes Utilisateurs présente l'équipe de l'agence sélectionnée, regroupée par rôle. Le rôle donne à chaque utilisateur un ensemble de droits de base, que vous pouvez ensuite ajuster dans Profils et droits.
Les rôles
| Rôle | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Propriétaire | Tous les écrans et tous les droits de la société |
| Administrateur de société | Administration de toutes les agences |
| Administrateur d'agence | Administration de l'agence |
| Comptable | Facturation, fournisseurs, comptabilité ; tous les droits comptables sauf la gestion des droits et le paiement en ligne |
| Conseiller | Devis, commandes et factures, tableau de bord, rapports ; compte client : consultation, encaissement, imputation, espace client |
| Consultation seule | Tableau de bord et rapports, sans aucune création ni modification |
Ajouter un utilisateur
Placez-vous dans l'agence concernée, puis ouvrez Comptes Utilisateurs, onglet Utilisateurs.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Renseignez Nom de l'utilisateur, Email, Rôle de l'utilisateur (Conseiller, Admin Agence ou Comptabilité) et Commentaire. Tous les champs sont obligatoires. Laissez activé Inviter l'utilisateur immédiatement.
Cliquez sur Enregistrer. L'utilisateur reçoit une invitation par e-mail pour se connecter, et CAPPS affiche Invitation envoyée à suivi de son nom.
Si l'ajout échoue, CAPPS affiche le motif, par exemple un nombre de licences dépassé, ou Une erreur est survenue lors de l'ajout de l'utilisateur. Le bouton Ajouter un utilisateur n'apparaît que si vous avez le droit correspondant.
Gérer un utilisateur
Chaque ligne affiche le nom, l'e-mail, le rôle et la licence (Jusqu'au, Expire dans, Licence expirée ou Sans échéance). Les badges Google et Invitation en attente indiquent le mode de connexion.
- Changer le rôle : cliquez sur la pastille du rôle et choisissez-en un autre. Confirmez : ses droits deviennent ceux du nouveau rôle (profil, exceptions et droits comptables remis à ceux du rôle).
- Inviter l'utilisateur : renvoie l'invitation par e-mail.
- Réinitialiser le mot de passe : un e-mail est envoyé à l'utilisateur.
- Menu Plus d'actions : Révoquer l'invitation, Rétablir l'accès (compte Google : envoie un lien valable 1 heure pour définir un mot de passe), Désactiver l'utilisateur, Retirer de l'agence.
- Réactiver : sur un compte de la section Comptes désactivés.
Utilisez la recherche Rechercher un nom ou un e-mail et les filtres Tous, Actifs, Désactivés ou Licence à renouveler pour retrouver un compte.
Ce que CAPPS refuse
Vous ne pouvez gérer ni votre propre compte, ni celui d'un utilisateur d'un niveau supérieur au vôtre : les boutons n'apparaissent pas sur ces lignes. Vous ne pouvez pas non plus attribuer un rôle supérieur au vôtre ; seul un propriétaire peut nommer un propriétaire.
Un utilisateur dont la licence est expirée ne peut plus se connecter. Il reste visible dans la liste avec la mention Licence expirée : faites renouveler sa licence.
L'équipe affichée est celle de l'agence sélectionnée dans l'en-tête. Pour gérer une autre agence, changez d'abord d'agence.