Suivre l'avancement d'un dossier
Le tableau de bord du dossier montre en un coup d'œil où en est l'affaire : ce qui a été facturé, ce qui reste à encaisser et ce qui demande une action.
Le bandeau du dossier
En haut de l'écran : le numéro du dossier, son état Ouvert ou Clôturé, le client, le Net à payer et le Reste à régler (avec la mention Soldé quand tout est payé). Les boutons de droite servent à Actualiser tout, ouvrir les Commentaires, passer en Mode Page quand le dossier est ouvert en fenêtre, ou Revenir au Registre des Ventes quand il est ouvert en page entière.
Statut et priorité
La carte d'état, en bas du Tableau de bord, est calculée à partir des documents du dossier.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Nouveau | Aucun document dans le dossier. |
| Actif | Un document est en brouillon ou validé mais pas encore envoyé, ou tout est terminé. |
| En attente | Les documents sont envoyés : vous attendez le client. |
| Clos | Le dossier est clôturé. |
La Priorité vaut Normale, Suivi client (une facture à encaisser, un devis expiré à relancer, une commande en retard de livraison) ou Urgente (un paiement en retard). Les alertes en bas de la carte (factures en retard, en attente de paiement, devis expirés, commandes en retard de livraison, brouillons en préparation) sont cliquables : elles ouvrent le document le plus urgent. L'alerte Prêt à clôturer s'accompagne du bouton Clôturer.
La carte affiche aussi le nombre de devis, commandes et factures, le montant Réglé, une barre de progression des paiements et la Dernière activité.
Les autres cartes
- Détails : description, activité, sous-activité, tags, commercial et traçabilité (qui a créé et modifié le dossier).
- Client : nom, type, ICE ou TVA, email et téléphone. Le nom du client ouvre son historique.
- Règlements : les paiements reçus, avec leur mode et le document réglé. L'icône de téléchargement imprime le reçu.
- Solde : Total HT, Net à payer, Total payé, Reste à régler.
- Notes Internes : texte libre réservé à votre équipe, avec Enregistrement automatique.
- Documents : voir Ajouter des devis, commandes et factures à un dossier.
L'onglet Historique trace chaque action sur le dossier (création, documents rattachés, renommage, clôture…). L'onglet Aperçu affiche le PDF d'un document du dossier.
Enregistrer un règlement depuis le dossier
Dans la carte Actions, cliquez sur Règlement Ajouter nouveau.
Dans la fenêtre « À quoi souhaitez-vous affecter cet encaissement ? », choisissez une ligne de Factures à régler ou d'Acomptes possibles. Les documents Déjà couverts ne sont pas sélectionnables.
Cliquez sur Continuer, puis saisissez le paiement (voir Encaisser un paiement client).
« Aucune cible disponible pour cet encaissement » signifie que toutes les factures du dossier sont soldées et qu'aucun devis ou commande n'accepte d'acompte. Le bouton Règlement demande le droit Saisir un encaissement.
Tenir le dossier à jour
- Classer : dans la carte Détails, cliquez sur l'icône Classifier Projet. La fenêtre Classification Dossier permet de changer la description, l'activité, la sous-activité et les tags. Cliquez sur Enregistrer : « Mise à jour réussie ».
- Renommer : cliquez sur le crayon à côté du numéro. Dans Renommer le dossier, saisissez le Numéro du dossier ou cliquez sur Proposer avec le nom du client, puis Enregistrer.
- Changer de client : menu ⋮ de la carte Client. Ce choix disparaît dès que le dossier contient plusieurs documents ou un document validé.
Un dossier clôturé ne peut pas être renommé, classé ni recevoir de nouveaux documents ou règlements : réouvrez-le d'abord (voir Clôturer ou réouvrir un dossier). Le classement, le renommage et les notes demandent le droit Créer et modifier.