Gérer les relances d'une facture
Chaque facture validée a un onglet Relances. Vous y voyez ses trois relances et pouvez agir dessus sans passer par la page Relances Auto.
Quand l'onglet est visible
L'onglet Relances d'une facture demande le droit Relances automatiques. Il n'apparaît pas pour un brouillon ni pour un modèle de facture récurrente. Il est aussi masqué pour une facture soldée qui n'a jamais eu de relance.
Créer le profil de relance d'une facture
Quand aucune relance n'est planifiée et que le solde restant dû est positif, l'onglet affiche « Aucune relance planifiée ».
Cliquez sur Créer un profil de relance.
Les dates 1ère relance, 2ème relance et 3ème relance sont pré-remplies selon les délais de l'agence (J+ délai). Modifiez-les si besoin.
Cliquez sur Créer le profil de relance. CAPPS affiche « Profil de relance créé ».
CAPPS refuse le profil dans ces cas. Le motif s'affiche dans la fenêtre (par exemple « Le solde restant dû n'est pas positif. ») ou, au moment de la création, dans un message :
- « Impossible de créer un profil de relance : le solde restant dû n'est pas positif. »
- « Impossible de créer un profil de relance pour un modèle de facture récurrente. »
- « Seule une facture validée, active et rattachée à un client peut être relancée. »
- « Un profil de relance existe déjà pour cette facture. »
Lire le planning des relances
Le tableau Planning des relances liste chaque relance avec son Type de Relance, son Niveau relance, la Date prévue, la Date d'envoi, le Canal et le Statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Planifiée | partira à la date prévue |
| Envoyée | déjà partie ; plus aucune action possible |
| Échouée | l'envoi n'a pas abouti ; voir l'onglet ENVOIS |
| En pause | suspendue jusqu'à sa reprise |
| Ignorée, Annulée | ne partira pas |
Agir sur une relance
Dans la colonne Actions :
- Relancer maintenant : après confirmation, l'e-mail part tout de suite au client (« Relance envoyée ») ;
- Modifier la date prévue : choisissez une nouvelle date et une heure, dans le futur ;
- Supprimer : retire cette relance après confirmation (« Relance supprimée »).
Ces boutons sont désactivés pour une relance déjà envoyée : « Cette relance a déjà été envoyée », « Impossible de supprimer une relance déjà envoyée ».
Mettre toutes les relances de la facture en pause
Cliquez sur Mettre toutes les relances en pause, en haut du planning.
Confirmez « Voulez-vous mettre en pause toutes les relances pour cette facture ? ». Les relances non envoyées passent En pause.
Pour reprendre, cliquez sur Réactiver toutes les relances et confirmez.
Pour une pause avec un motif et une date de reprise, ou pour suspendre tout un client, passez par l'onglet RELANCES EN PAUSE de la page Relances Auto : voir Suivre les relances automatiques.