Prévisualiser, imprimer et envoyer un document
L'aperçu PDF s'affiche à côté du formulaire pendant la saisie. Depuis la barre d'outils de l'aperçu, vous pouvez télécharger, imprimer ou envoyer le document au client.
L'aperçu pendant la saisie
L'aperçu se met à jour après vos modifications ; la mention « Mise à jour de l'aperçu… » s'affiche pendant le calcul, sans masquer le PDF précédent. Sur mobile, utilisez les boutons Édition et Aperçu pour passer de l'un à l'autre.
La barre d'outils de l'aperçu propose, au survol de chaque icône :
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Envoi Interne | Ouvre la fenêtre d'envoi par e-mail |
| Partager via WhatsApp | Ouvre la fenêtre d'envoi WhatsApp (partage du fichier sur mobile) |
| Télécharger le PDF | Enregistre le PDF sur votre poste |
| Imprimer le PDF | Lance l'impression |
| Zoom avant / Zoom arrière | Agrandit ou réduit l'aperçu |
| Tableau de bord | Ouvre le tableau de bord du document |
| Changer position | Place la barre à la verticale ou à l'horizontale |
Avant la première saisie, aucun PDF n'existe encore : CAPPS affiche « Aucun PDF disponible : disponible après le premier enregistrement. ».
Envoyer le document par e-mail
Ouvrez le document. S'il est validé, cliquez sur Envoyer email au client ; sinon, cliquez sur l'icône Envoi Interne de la barre d'outils.
Vérifiez l'adresse dans À (Destinataire). Ajoutez au besoin une adresse en Cc.
Complétez le Message de l'e-mail. Le document est joint automatiquement au format PDF ; ajoutez d'autres fichiers avec Joindre un document.
Cliquez sur Envoyer. Le message « Email envoyé avec succès » confirme l'envoi.
Générer Fichier Email crée un fichier e-mail avec les pièces jointes, à ouvrir directement dans Outlook. Tester la Configuration Mail vérifie la configuration d'envoi des e-mails avant un premier envoi.
Envoyer le document par WhatsApp
Cliquez sur l'icône Partager via WhatsApp.
Renseignez le Numéro de téléphone (Destinataire) et le Contenu du message.
Cliquez sur Envoyer via WhatsApp.
Sur téléphone ou tablette, CAPPS propose directement le partage du fichier PDF avec les applications de l'appareil.
Envoyer un brouillon
| Document en brouillon | Envoi |
|---|---|
| Facture | Refusé : « Facture en brouillon : validez-la pour l'envoyer. » |
| Avoir | Refusé : « Avoir en brouillon : validez-le pour l'envoyer. » |
| Devis, commande, bon de livraison | Autorisé : « Envoyé avec le filigrane BROUILLON. » |
Une facture ou un avoir en brouillon n'a pas de valeur fiscale : les boutons d'envoi sont désactivés. Validez d'abord le document (voir Valider une facture ou un devis), puis envoyez-le.
Depuis le tableau de bord du document
L'onglet Aperçu du tableau de bord affiche le document principal et ses AVOIRS & ACOMPTES. Choisissez un document dans la liste, puis utilisez Télécharger ou Imprimer.
Envoyer un document au client demande le droit Créer et modifier. Sans ce droit, l'envoi est refusé.