Rembourser un client
Quand un client dispose d'un crédit qu'il ne va pas utiliser, vous pouvez le lui rendre. Le remboursement consomme ce crédit et apparaît au débit de son relevé.
Ce que vous pouvez rembourser
- Un crédit listé dans Crédits disponibles du compte client, par exemple un avoir.
- Le reste non imputé d'un encaissement, par exemple un paiement reçu en trop.
Le remboursement demande le droit Rembourser, attribué par votre administrateur. Sans ce droit, CAPPS refuse l'opération.
Rembourser un crédit
Ouvrez l'historique du client, puis cliquez sur Ouvrir le compte client.
Cliquez sur Rembourser sous le crédit concerné dans Crédits disponibles. Pour un encaissement non imputé, vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Rembourser le reste dans la section Encaissements.
Dans la fenêtre Rembourser le client, saisissez le Montant remboursé, ou cliquez sur Tout. Le Crédit restant après remboursement s'affiche.
Choisissez le Mode de remboursement : Virement (par défaut), Espèces, Chèque, Carte bancaire ou Effet de commerce.
Vérifiez la Date, puis ajoutez si besoin une Référence (n° de virement, de chèque…) et un Commentaire.
Cliquez sur Rembourser suivi du montant. Le message « Remboursement enregistré » confirme l'opération.
CAPPS refuse le remboursement si :
- le montant dépasse le crédit disponible, ou le reste non imputé de l'encaissement ;
- la date est postérieure à aujourd'hui, hors exercice ouvert ou dans une période verrouillée ;
- le document n'est pas validé, actif et rattaché à un client.
- Date de plus de 30 jours (seuil par défaut) : indiquez le Motif de la saisie rétroactive.
- Même remboursement saisi deux fois en moins de 2 minutes : CAPPS vous prévient. Cliquez sur Enregistrer quand même seulement si c'est voulu.
- Le bouton Rembourser est grisé quand le crédit est déjà utilisé ou remboursé.
Annuler un remboursement
Dans le bloc Remboursements du compte client, cliquez sur l'icône Annuler ce remboursement.
Saisissez le Motif d'annulation (obligatoire), par exemple « virement rejeté ».
Cliquez sur Confirmer l'annulation.
Le crédit redevient disponible. Le relevé garde la trace : le mouvement est contre-passé, jamais supprimé. Le motif reste visible sous le remboursement annulé.
Un encaissement dont une partie a été remboursée ne peut pas être annulé. Annulez d'abord le remboursement, puis l'encaissement. Voir Annuler un encaissement ou déclarer un impayé.