Que faire si un e-mail n'arrive pas
Quand un e-mail n'arrive pas, CAPPS indique presque toujours pourquoi : dans le message d'erreur, dans l'historique du document et, pour l'envoi automatique, par un e-mail d'alerte à l'agence.
Vérifier d'abord
Ouvrez le document et consultez son historique. « Email envoyé automatiquement à l'adresse du client. » ou « Document envoyé par email à … » indique que l'e-mail est bien parti, et à quelle adresse ; « Échec de l'envoi automatique de l'email (…) » ou « Envoi automatique non effectué : client sans e-mail. » indique le contraire.
Vérifiez l'adresse sur la fiche client : une adresse vide ou mal écrite empêche l'envoi automatique.
Lancez un test depuis l'onglet MAIL (voir Tester la configuration des e-mails) et lisez le message obtenu.
Comprendre le message d'erreur
| Le message commence par | Cause et solution |
|---|---|
| « Erreur d'authentification : identifiants SMTP refusés. » | Login ou mot de passe refusé. Ressaisissez-les dans l'onglet MAIL. Gmail, Yahoo ou Office 365 exigent souvent un « mot de passe d'application » plutôt que le mot de passe du compte. |
| « Erreur TLS/SSL : impossible d'établir une connexion chiffrée avec le serveur. » | Port et sécurité incompatibles. Utilisez le port donné par votre fournisseur (587 en STARTTLS, 465 en SSL/TLS) et laissez la sécurité sur Auto (recommandé). |
| « Erreur réseau/DNS : impossible de joindre le serveur SMTP » | Nom d'hôte ou port erroné, ou accès bloqué par un pare-feu. Vérifiez l'Hôte SMTP (Serveur) et le Port. |
| « Délai d'attente dépassé lors de la connexion au serveur SMTP. » | Le serveur ne répond pas. Réessayez plus tard, puis vérifiez l'hôte et le port. |
| « Adresse e-mail invalide (destinataire ou copie) » | Corrigez l'adresse du client ou une adresse en copie. |
| « Adresse du destinataire refusée par le serveur » | L'adresse du client est inconnue : faites-la confirmer par le client. |
| « Message refusé par le serveur destinataire » | Adresse invalide, domaine non autorisé (SPF/DKIM) ou contenu rejeté. Pour votre propre domaine, demandez à votre fournisseur de vérifier ses réglages SPF/DKIM, ou revenez au serveur CAPPS. |
| « Refus temporaire du serveur » | Limite d'envoi ou contrôle anti-spam temporaire ; CAPPS a déjà réessayé. Renvoyez l'e-mail un peu plus tard. |
Si l'enregistrement du serveur est refusé
Saisissez le mot de passe SMTP : le serveur ou l'identifiant a changé. : ressaisissez le mot de passe, CAPPS ne réutilise pas l'ancien pour un autre serveur. « Port SMTP « … » invalide : entier de 1 à 65535. » : corrigez le port. Voir Configurer le serveur d'envoi des e-mails.
L'alerte d'échec de l'envoi automatique
Quand un envoi automatique échoue, l'Adresse email de réception commune (onglet RAPPORTS des Préférences d'activité) reçoit un e-mail « Échec d'envoi email ». Il indique le document, le Destinataire visé, le Motif et une Référence de l'incident à communiquer au support CAPPS si besoin.
Renseignez l'Adresse email de réception commune : sans elle, vous ne recevez ni les alertes d'échec, ni les e-mails de test de vos modèles.
Renvoyer le document
Une fois la cause corrigée, renvoyez le document depuis son écran avec Envoyer email au client (voir Prévisualiser, imprimer et envoyer un document). Le document validé n'est pas modifié par un échec d'envoi.