Suivre les relances automatiques
Les relances automatiques envoient des rappels à vos clients pour leurs factures échues, selon un calendrier en trois niveaux. La page Relances Auto vous permet de les planifier, de les suivre et de les suspendre.
Accès
La page Relances Auto demande le droit Relances automatiques, accordé par défaut au propriétaire et aux administrateurs. Elle comporte cinq onglets : BORD, AGENDA / PLANNING, LISTE DES RELANCES, RELANCES EN PAUSE et ENVOIS.
Voir ce qui demande votre attention
L'onglet BORD indique le montant À recouvrer · agence, le Prochain envoi et les points à traiter :
- relances qui n'ont pas pu partir (adresse ou canal à corriger) : bouton Corriger ;
- clients sans réponse après le dernier avis (un appel s'impose) : bouton Voir les factures ;
- factures en pause : bouton Examiner.
Planifier la relance des factures échues
Ouvrez l'onglet LISTE DES RELANCES. Les Factures échues sont réparties en trois groupes : À planifier · sans profil (personne ne les relance), Sous relance et Fin de cycle.
Cliquez sur À planifier · sans profil. Les factures sont regroupées par client.
Cochez les factures à relancer, ou Tout sélectionner.
Dans Planifier la sélection, laissez le Canal d'envoi sur E-mail : les relances partent uniquement par e-mail.
Vérifiez le Calendrier (délais de l'agence) : N1 à l'échéance plus le premier délai, N2 si la facture est toujours impayée, N3 comme dernier avis. Une date déjà passée est reportée à demain.
Cliquez sur Créer suivi du nombre de planifications. Elles apparaissent aussitôt dans l'Agenda.
Un client sans adresse e-mail ne peut pas être relancé. CAPPS le signale dans Planifier la sélection : complétez sa fiche client avant de planifier. Sinon, ses relances échouent et apparaissent dans l'onglet ENVOIS avec « Aucune adresse e-mail sur la fiche client ».
Une facture en Fin de cycle a reçu son dernier avis et reste impayée : la suite demande une action de votre part, par exemple un appel. Depuis chaque ligne, les boutons Encaissements et Facture ouvrent le détail.
Mettre en pause un client ou une facture
Ouvrez l'onglet RELANCES EN PAUSE et cliquez sur Mettre en pause….
Dans Quoi, recherchez un client (client entier) ou un n° de facture.
Choisissez un Motif et ajoutez une Note si besoin.
Dans Jusqu'au, choisissez 7 jours, 15 jours, 30 jours, Date… ou Sans fin.
Cochez si besoin Reprendre plus tôt si un paiement arrive et M'avertir la veille de la reprise. Relisez le résumé En clair, puis cliquez sur Mettre en pause jusqu'au suivi de la date (ou Mettre en pause pour une pause sans fin).
Vous pouvez aussi cliquer sur Pause ou Reprendre directement sur une ligne de la liste des relances.
Une pause avec une date de reprise dure au plus un an, et cette date doit être au plus tôt demain. Pour une durée indéterminée, choisissez Sans fin.
Suspendre tout le module
Le bouton Mettre Module en pause suspend toutes les relances : aucune facture éligible n'est analysée et aucun e-mail de relance n'est envoyé tant que le module reste en pause. Cliquez sur Reprendre les relances pour relancer le module.
Dans l'historique d'un client, le bouton Relancer affiche ses factures échues. L'onglet Relances y retrace les relances envoyées, avec par exemple « E-mail ouvert » ou « Facture consultée le … ». Voir Consulter l'historique et le relevé d'un client.