Encaisser un paiement client
Un encaissement est un paiement reçu du client, saisi une seule fois puis réparti sur ses factures ouvertes. Ce qui n'est pas réparti devient un crédit du client.
Où encaisser
- Dans l'historique du client : Nouvel encaissement ou Encaisser.
- Dans le compte client : Nouvel encaissement, ou l'icône Encaisser un paiement pour cette facture sur une facture ouverte. La facture est alors cochée d'office.
Il faut le droit Saisir un encaissement. Sans ce droit, CAPPS refuse l'enregistrement.
Saisir l'encaissement
Saisissez le Montant reçu. Depuis une facture, il est pré-rempli avec le reste à régler.
Vérifiez la Date de réception (aujourd'hui par défaut).
Choisissez le Mode de paiement : Espèces, Virement, Carte, Chèque ou Effet. Le mode utilisé la dernière fois pour ce client est proposé, avec le repère « dernier utilisé ».
Complétez les champs du mode :
Mode Champs Espèces Aucun Virement Référence du virement (facultatif), Banque Carte Référence de transaction (facultatif) Chèque N° de chèque (obligatoire), Banque, Échéance Effet N° de l'effet (obligatoire), Banque, Échéance Dans Imputation, cochez les factures réglées et ajustez le montant de chacune, ou cliquez sur Répartir automatiquement : CAPPS règle de la plus ancienne échéance à la plus récente. Effacer retire la répartition.
Contrôlez la synthèse Reçu, Imputé, Crédit client, puis cliquez sur Encaisser.
Le montant non réparti reste un encaissement non imputé : c'est un crédit du client. Vous pourrez l'imputer plus tard (icône Imputer un encaissement dans le compte client, ou Imputer dans l'historique) ou le rembourser.
Ce que CAPPS refuse ou signale
- Chèque ou effet sans numéro, ou échéance avant la date de réception.
- Montant imputé sur une facture supérieur à son reste à régler, ou répartition supérieure au montant reçu.
- Date de réception dans le futur (sauf si votre agence autorise les encaissements datés dans le futur), hors exercice ouvert, dans un exercice clôturé ou une période verrouillée.
- Paiement en espèces au-delà du plafond de l'agence : « Paiement en espèces refusé : … dépasse le plafond espèces de l'agence ». Utilisez un autre mode (chèque, virement, carte). Par défaut, il n'y a pas de plafond. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent le fixer.
- Date ancienne (plus de 30 jours par défaut) : indiquez le Motif de la saisie rétroactive, 5 caractères au moins.
- Si votre société contrôle le cumul des espèces par client, CAPPS peut demander un Motif du dépassement ou refuser l'opération, selon le réglage choisi.
- Même encaissement saisi deux fois en moins de 2 minutes : CAPPS vous prévient. Vérifiez la liste, puis cliquez sur Enregistrer quand même seulement s'il s'agit bien d'un second paiement.
- Facture datée après le paiement : simple avertissement, l'imputation est faite.
Utiliser un crédit existant
Si le client a déjà un crédit, le bandeau Crédit client disponible l'indique. Depuis une facture, le bouton Utiliser le crédit règle la facture sans nouvel encaissement. Dans le compte client, utilisez Imputer ou Affecter dans Crédits disponibles, ou Tout imputer.
Solder un petit reste
Si une facture garde un reste qui ne sera pas payé, cliquez sur l'icône Solder le reste : écart, escompte ou perte dans Factures ouvertes. Choisissez Écart de règlement, Escompte accordé ou Passage en perte, saisissez le montant et le Motif (obligatoire), puis cliquez sur Solder. Le montant ne peut pas dépasser le reste à régler.